Данная статья - ответ нашего читателя на очень популярный материал « ». Он работает в очень большой компании и абсолютно счастлив этому факту. Этими мыслями он с вами и делится на Лайфхакере.

Не могу согласиться с категорическим утверждением, что в больших компаниях работать плохо. Вот мой опыт, и скажите, в чём я не прав.

Прежде всего, если коротко. Работать в крупных компаниях – это супер, и это факт. Именно поэтому большинство выпускников самых престижных вузов именно туда на работу и стремятся – в крупные международные и российские компании. Достаточно сходить на ярмарку вакансий в какой-нибудь известный университет, и вы наглядно увидите, возле каких работодателей больше всего толпится народ. И если где-нибудь на ярмарке обнаружится свободный столик, то значит там сидит представитель малого бизнеса.

В крупных компаниях элементарно больше денег. И это отражается на всем. На зарплатах, наличии и размере соцпакета, условиях труда, возможностях по обучению сотрудников. Когда я работал в маленьких компаниях, моя зарплата была нестабильной, платилась полуофициально, что такое з/п на банковскую карточку я в принципе не знал, а про пенсионные отчисления и вовсе промолчу. Был, например, случай, когда мне пришлось выручить владельца фирмы, срочно одолжив ему энную сумму денег, чтобы не сорвать производственный процесс (денег действительно не было, а я очень болел за дело).

Я уж не говорю про те сферы бизнеса, где компании необходимо иметь свою сервисную службу и склад с запчастями. Когда это маленькая фирма, даже одного сервисника держать непросто, не говоря уже о том, чтобы отправить его на тренинг в Европу или США. Причем, если даже выучить на последние деньги, он всё равно через какое-то время уйдет работать в большую компанию. Ведь там ему предложат зарплату, которая здесь не светит при всем желании, да и работа будет, прямо скажем, без такого “геморроя”.

Или взять, например, случай, когда я работал в маленькой издательской фирме. Газета версталась на единственном мало-мальски работоспособном компьютере, на который буквально приходилось молиться. В итоге однажды прямо перед сдачей номера в печать программа глюкнулась, и нам пришлось заново не просто верстать номер, а воссоздавать сам шаблон издания ! Вот что такое нищета. После тех нескольких лет работы в отрасли я, можно сказать, возненавидел издательский бизнес и долго не хотел в него возвращаться.

Наличие готовых материалов практически на все случаи жизни. Поскольку я работал с клиентами, мне постоянно нужно было предоставлять им какие-то материалы или документы: коммерческие предложения, контракты, каталоги, описания оборудования и т.д. Когда я работал в маленьких компаниях, как правило, каждый раз мне приходилось делать всё это по-новому. Запрашивать иностранных поставщиков, переводить на русский язык, считать растаможку, цены и т.д. На следующий день у меня появлялся новый клиент уже с другим запросом и мне приходилось делать аналогичную работу заново. Когда же я устроился работать в крупную фирму, моему восторгу не было предела: всё, что нужно для работы, у меня уже было готово! Причём в таком количестве и выборе, что раньше можно было только мечтать. Работай — не хочу!

Отдельная тема – это корпоративные мероприятия . Возможно, кто-то скажет, что корпоративы – это не важно. Мол, мы работаем не ради них, и туда можно вообще не ходить. Согласен. Но знаете, как в маленькой фирме я однажды встречал корпоративный Новый Год? “Корпоратив” проходил в маленькой развалюхе, предназначенной под снос (и действительно её потом снесли), в которой нам всем даже элементарно негде было сесть. Сидели на диване буквально друг у друга на коленках. И произносили тосты о том, чтобы в будущем году мы смогли дожить до того, чтобы отметить следующий НГ в ресторане. Да, не во всех маленьких фирмах такое убожество, но это реальный случай из моего опыта!

Перспективы дальнейшего трудоустройства. Если вы проработали какое-то время в крупной компании, вам гораздо легче будет далее устраиваться на хорошую работу. Нравится малый бизнес? Пожалуйста! Тоже возьмут с удовольствием. Новая строчка в резюме придаст вам весу в глазах практически любого работодателя. И вас не будут спрашивать: “А чем вообще эта фирма “Пупкин и К” занимается?” Когда я устраивался на новую работу, именно так и было: “эйчарщиков” цепляли громкие названия в моём резюме. А про менее известные (хотя вполне приличные фирмы) меня особо не спрашивали.

Престиж, имя, бренд. Когда вы встречаетесь с друзьями или с кем-то знакомитесь, люди обычно интересуются, где вы работаете. И если выясняется, что вы трудитесь в компании, название которой каждый знает с детства, это придает вам веса. Люди воспринимают вас как более успешного человека, стремятся поддерживать хорошие отношения с вами. Ведь вы для них можете стать потенциальным клиентом (а это всегда очень престижно – иметь крупный бренд среди своих клиентов). Или, например, вы им ценны как человек, который может помочь устроиться на работу в известную компанию.

Конечно, работа в больших компаниях имеет свои недостатки, как и всё в этом мире. Кому-то, может, больше подойдет маленькая фирма или свой бизнес. Но это уже другая история.

FinExecutive Russia сайт 2019-12-15

Отвечаем грамотно: «Почему вы хотите работать в нашей компании?»

Одним из наиболее часто задаваемых на собеседовании вопросов, особенно, когда речь идет о начальных позициях, является знакомый многим. «Почему вы хотите работать в нашей компании?»; «Чем вас заинтересовала наша компания?» или «Почему вы хотите работать именно у нас?» - у него есть множество вариаций. Вне зависимости от конкретной формулировки, схема ответа строится одинаково. Итак, выясним, какого ответа от вас ожидает работодатель.

Одним из наиболее часто задаваемых на собеседовании вопросов, особенно, когда речь идет о начальных позициях, является знакомый многим. «Почему вы хотите работать в нашей компании?»; «Чем вас заинтересовала наша компания?» или «Почему вы хотите работать именно у нас?» - у него есть множество вариаций. Вне зависимости от конкретной формулировки, схема ответа строится одинаково.

Итак, выясним, какого ответа от вас ожидает работодатель.

1. Вы провели поиск информации и многое узнали о компании

Первое, на что направлен данный вопрос - проверить, насколько хорошо вы подготовились к собеседованию, а в отдаленной перспективе, узнать, насколько успешно вы сможете проявить себя в подобных ситуациях в будущем, перед встречей с клиентом или партнерами. От вас требуется минимальный набор знаний о компании, не более того, что можно найти по запросу поисковика или при беглом просмотре сайта компании: информация о руководителях, сфере деятельности, стратегии и продуктах.

Не лишним будет ознакомиться с пресс-релизами и списком наград и достижений, а также изучить последние новости и страницы Википедии, связанные с компанией. В целом вся подготовительная работа должна занять у вас не более часа. Сделав необходимые заметки, выделите три важных пункта, на которые вы будет опираться в своем ответе. Попробуйте проговорить их, выстроив последовательные высказывания.

2. Вы заинтересованы в данной вакансии

Вне зависимости от того, о чем именно вас спрашивают, одной из основных целей интервьюера является определить, насколько вы заинтересованы в работе на его компанию. Чем больше энтузиазма проявляет кандидат, тем больших успехов он сможет добиться при вступлении в должность. Если же интерес к работе отсутствует или он незаметен вашему собеседнику, встречный интерес едва ли возникнет, как бы хорошо вы не подготовились к интервью.

Отсутствие энтузиазма уже на этапе знакомства с работодателем может привести к выводу, что и к самой работе будущий сотрудник отнесется с недостаточным рвением. Любая компания стремиться набрать в штат сотрудников, которым близки ее миссия и видение, поэтому, отвечая на вопрос интервьюера, удостоверьтесь в том, что вы показали не только знание продуктов и отрасли, но и свою искреннюю в них заинтересованность и готовность приложить усилия к достижению общей цели.

3. Ваши навыки и опыт будут востребованы на будущем месте работы

Учитывая ваше отношение к целям компании, интервьюер никогда не забывает и о ваших собственных целях. Вы будете желанным кандидатом, если пути достижения ваших карьерных целей и целей компании совпадают, а также если ваши профессиональные амбиции будут в полной мере удовлетворены на новом месте работы. Поэтому, изучая описание вакантной должности, отметьте, какие из указанных моментов близки именно вам. К примеру, если ваша специализация связана с определенной сферой, которая также лежит в поле деятельности компании, не забудьте упомянуть об этом.

Или же, если компания отметилась стремительным ростом за последнее время, а вы претендуете на крупную руководящую должность, не забудьте отметить и этот факт. Помимо этого, ваши общие цели могут касаться работы с определенным партнером, в определенной локации или в рамках того или иного типа корпоративной культуры. Какую бы природу не имело это совпадение, укажите на него как на причину, по которой вы стремитесь сотрудничать именно с этим работодателем и в этой должности.

И не забывайте о честности. Если вы не находите точек соприкосновения, то вероятно, стоит признать, что вы выбрали не самую подходящую компанию. Помните, что собеседование одинаково важно как для компании, так и для кандидата - вы узнаете работодателя в той же мере, в какой он узнает вас.

Итак, вас пригласили на собеседование. А вы очень хотите работать на этой должности и очень боитесь не пройти отбор? Тогда нужно собрать всю волю в кулак и подготовиться к беседе: продумать стиль одежды и отрепетировать речь с учетом вероятных вопросов.

11 основных задаваемых вопросов на собеседовании и умные ответы на них можно найти здесь. Как отвечать на сложные и нестандартные вопросы, чтобы понравиться работодателю? Какие вопросы будет задавать рекрутер, зависит от того, на какую должность принимается работник, однако, как правило, имеется стандартный набор вопросов, которые задаются всем соискателям, о них и пойдет речь ниже.

Прежде чем проводить собеседование, работодатель обычно предлагает соискателю заполнить специальную анкету, образец которого можно посмотреть .

В последнее время очень популярны ситуационные вопросы, когда работодатель описывает ситуацию и предлагает соискателю выбрать правильную манеру поведения в этой ситуации.

11 главных задаваемых на собеседовании вопросов с ответами

1. Что отвечать на вопрос — Расскажите о себе на собеседовании.

Отвечая на этот вопрос и другие вопросы интервьюера, держитесь спокойно и говорите уверенным тоном. Расскажите то, что будет важно услышать работодателю: место учебы и специальность, опыт работы, знания и умения, заинтересованность именно в этой работе и личностные качества – стрессоустойчивость, обучаемость, трудолюбие. Подробнее этот момент рассмотрен в , где приведен примерный рассказ соискателя о себе, а также даны рекомендации о том, как лучше отвечать.

2. Что отвечать на собеседовании на вопрос — Почему вы уволились?

Отвечая на вопрос, почему ушли с предыдущего места работы, не говорите о конфликтах на прежней работе и не отзывайтесь плохо о своем начальнике или коллегах. Вас могут заподозрить в конфликтности и неумении работать в команде. Лучше вспомнить позитивные моменты из прошлого опыта, а причиной ухода назвать желание полной реализации своих способностей, стремление к повышению профессионального уровня и оплаты труда.

3. Что отвечать на вопрос — Почему вы хотите работать у нас?

Начните с положительных моментов в работе компании – стабильность и профессиональный, слаженный коллектив, интерес к сфере деятельности, а потом добавьте, что привлекает должность и график работы, близость к дому, достойная оплата труда.

4. Почему Вы считаете, что подходите на эту должность?

Что отвечать на вопрос — почему мы должны взять именно вас? Здесь вы должны предельно четко и аргументировано доказать, что вы наилучший специалист в этой области. Расскажите о работе компании и той отрасли, в которой собираетесь работать, не стесняйтесь хвалить себя, расскажите о своих достижениях.

5. Что отвечать на собеседовании на вопрос о недостатках?

Вопрос о недостатках — достаточно каверзный. Выкладывать свои минусы как на духу не стоит. Назовите такие «недостатки», которые выглядят больше как достоинства. Например: придирчив к своей работе, не умею отстраняться от работы. А лучше всего сказать нейтрально: у меня, как и у всех, есть недостатки, но они никак не влияют на мои профессиональные качества.

6 секретов успешного собеседования

6. Какими достоинствами вы обладаете?

• коммуникабельность;
• обучаемость;
• пунктуальность;
• исполнительность.

Это стандартные примеры достоинств, которые включаются в практически каждое , для работодателя они не несут особой значимости, и не выделяют соискателя среди прочих других никаким образом.

Говорить на собеседовании лучше о профессиональных достоинствах, которые будут полезны и интересны работодателю:

• имею опыт переговоров на различных уровнях;
• с легкостью заключают важные договора и контракты;
• могу рационально организовать свой рабочий день и др.

Такие ответы обратят на себя внимание и выделятся среди прочих других ответов.

7. На какую оплату труда вы рассчитываете?

Услуги хорошего специалиста не могут стоить дешево. Есть вариант – назвать сумму выше средней зарплаты или ориентируйтесь на з/п, которую вы получали на прежней работе и завысьте ее на 10 -15%. Придерживайтесь золотой середины, иначе могут подумать, что либо вы плохой специалист, либо слишком амбициозный.

8. Кем вы себя видите через 5-10 лет?

Упорные и целеустремленные люди ставят перед собой долгосрочные цели, планируют свой личностный и карьерный рост. Если вы еще не задумывались над этим вопросом, то займитесь этим перед собеседованием. Сделайте упор на ваше желание работать в этой же компании, но за это время подняться по карьерной лестнице.

Не утаивайте место прежней работы, будьте готовы дать номера телефонов бывших коллег и руководителей. Если, отвечая на этот вопрос, вы замешкаетесь или вовсе уклонитесь от ответа, то работодатель может посчитать, что вы хотите избежать отрицательных отзывов.

10. Готовы ли вы к профессиональной нагрузке?

Работодатель так может намекать на переработки. В этом случае поинтересуйтесь, как часто они возможны: сколько раз в месяц или по сколько часов. Если вы готовы к таким условиям, то подтвердите свою готовность к нагрузкам.

11. Есть ли у вас дополнительные вопросы?

Самое время узнать подробности будущей работы: начиная от графика и соц. пакета, до требований к сотрудникам фирмы. Человек, не задающий вопросы после собеседования, показывает свою незаинтересованность. Так что вопросы обязательно должны быть, а лучше всего их продумать заранее.

Примеры отличных, хороших и плохих ответов на вопросы на собеседовании:

Видео — неудобные вопросы на собеседовании

Управленческий труд требует очень тщательного подхода в организации работы. Почему это необходимо и как реализуется? – Правильная организация работы позволяет Вам рационально расходовать жизненную энергию для организации и иметь её запасы, чтобы радоваться жизни, в полной мере использовать возможности, которые обусловлены финансовым успехом. Что такое правильная организация работы? – Правильная организация работы, начинается с правильной организации рабочего места и культуры общения, культуры переговоров, умения сосредоточиться на главном, отсеять ненужное и много ещё простых, но важных правил. И если Вы правильно организуете рабочий процесс, то будете работать с удовольствием, иметь возможность полноценно отдыхать, иметь разносторонние интересы, если же у Вас не будет правильной организации работы, тогда, и скорее всего, в связи с непомерным грузом множества нерешённых проблем, пределом Ваших мечтаний, будет желание добраться до постели, чтобы расслабиться и забыть о тяжёлом трудовом дне.

Почему так категорично? – Для иллюстрации рассмотрим некоторые примеры из жизни, мнения и заблуждения об управляющих всех уровней и как это связано с правильной организацией работы. Например, рабочие, которые трудятся физически, в большинстве своём уверены, что эта работа очень лёгкая и простая – включил кондиционер, сиди в кресле и отвечай на звонки. Некоторые из них, поднатужившись и получив высшее образование, с таким убеждением переходят на офисную работу и если у них нет системного подхода к организации работы, их ждёт глубокое разочарование. Если ранее, работая физически на свежем воздухе, укрепляя мышцы и нервную систему, они приходя домой чувствовали лишь физическую усталость, то после офисной «текучки», они чувствовали себя опустошенными, изнурёнными. Об этом свидетельствуют многие, сменившие физический труд на умственный, офисный, констатируя лишь факт и не говоря или не зная в чём причина, а причина этого – неправильная организация работы.

Как выглядит обычный рабочий день руководителя, ТОП-менеджера? – Постоянные телефонные звонки, почта и сообщения с множеством проблем, необходимость принятия сложных, быстрых решений, очередь в приёмной – партнёры с деловыми предложениями, подчинённые – с проблемами. А ещё планёрки, совещания, вызовы «на ковёр». И если этот процесс пустить на самотёк, то без правильной организации работы многие проблемы не получат должного разрешения, будут накапливаться долги в делах, которые придётся решать за счёт личного времени. Физический труд на производстве регламентируется множеством инструкций, правил, законов, контролируется службами охраны труда, комиссиями, комитетами всех уровней, т.е. охрана труда, техника безопасности организуется на государственном уровне.

«И это правильно, и иначе быть не может», как любил говаривать Михал Сергеич, неправильно то, что такой подход к умственному труду практически отсутствует. Ваша техника безопасности, как руководителя – это системная организация работы. Рассмотрим это на конкретных примерах. Организация работы начинается с выбора, обустройства офиса, рабочего места. Каков главный критерий? – Создание максимально комфортных условий для труда, без излишеств, вычурности, т.к. антиквариат, предметы искусства, которые требуют дополнительной охраны, бережного обращения, осложняют Вашу жизнь, снижают концентрацию внимания на работе. Образно говоря, набор эксклюзивной мебели никак не поможет Вам избежать краха в делах, а можно заработать миллионы сидя за столом производства местной мебельной артели.

Заранее спланируйте расположение Вашего рабочего места, чтобы максимально исключить неудобства, которые отрицательно влияют на Ваше эмоциональное состояние, снижают возможности правильной организации работы. Приведу перечень дополнительных факторов, от которых зависит эффективность организации работы:

Если есть возможность самостоятельно определиться с планировкой офиса (на стадии строительства или реконструкции), заранее составьте список необходимого оборудования, мебели (даже под планируемые закупки), предусмотрите для этого необходимое пространство, определитесь с прокладкой коммуникаций, расстановкой и подключением оборудования, расположением основных и вспомогательных помещений;

Качественное освещение способствует комфорту, а следовательно Вы сможете подойти к организации работы более взвешено, но если рабочее место расположено рядом с окном, необходимо избегать прямых солнечных лучей, сквозняков, а если Вам не хватает окна рядом с рабочим местом – повесьте там яркие занавески или картину с хорошим пейзажем;

Избегайте расположения Вашего кабинета рядом с туалетом, радом с источниками шума.

Ведение бизнеса предполагает многочисленные деловые связи, контакты и это направление требует определённой жёсткости в организации работы по развитию делового сотрудничества. Если Вы позволите втянуть себя в рассмотрение сомнительных предложений, то потеряете много времени и нервов. А начинается это всё с единственного вежливого ответа. Разработайте систему и аргументированную стратегию ответов, выработайте привычку неукоснительно придерживаться её, чтобы не вовлечь себя в бесконечные переговоры и совещания, т.е. учитесь говорить твёрдое «нет».

Ещё одним препятсвием к правильной организации работы, может послужить непродуктивное использование времени. – Договариваться о встрече или переговорах «после обеда, утром». В итоге 5-6 часов проходит в бесполезном ожидании, без пользы, внося в процесс организации работы сумятицу, беспорядок. Рекомендация очевидна – договариваться надо «чисто конкретно», с указанием точного времени, можно без секунд:)

Давайте более подробно рассмотрим оду из немаловажных составляющих правильной организации работы, как культура телефонных переговоров, т.к. её низкий уровень выливается в потерю рабочего времени на уровне 25-30% и это самый большой показатель из всех факторов, снижающих эффективность организации работы. Неумение подготовиться к телефонному разговору, чётко формулировать свои мысли, дорожить своим временем и временем собеседника, также негативно отражается на вашем имидже, репутации Вашего предприятия. К примеру, в фирмах с высокими требованиями к организации работы непременно уволят сотрудника, который не в состоянии решить проблемы или найти приемлемое решение за 2-3 минуты телефонного разговора. Из этого следует, что телефонный разговор должен быть кратким.

Вот некоторые правила организации работы в части общения по телефону в офисе:

Снимайте трубку после второго-третьего звукового сигнала телефона – ждать никто не любит;
сняв трубку, представьтесь, человек звонящий Вам, вправе знать с кем говорит, кроме того, это вносит в разговор элемент доверительности. Слова «алло, слушаю» – нейтральны, неинформативны;
не используйте для заметок клочки бумаги, листки – используйте для этого специальный блокнот;
следите за тем, чтобы Ваши вопросы собеседнику не превратились в допрос: «Кто такой, что нужно?»;
не «отфутболивайте» проблему: «Не мой вопрос, этого не может быть, Вы ошиблись». Помогите человеку разобраться и он будет чувствовать себя должником, а это уже возможность новых контактов, более эффективная организация работы.

Никогда не отвечайте на вопрос фразой «Я не знаю», гораздо эффективней с точки зрения правильной организации работы: «Интересный, неожиданный вопрос, позвольте я уточню». Ваша работа – знать, не подрывайте доверия к своей фирме.

Не отказывайте клиенту или контрагенту «рубанув с плеча» - он уйдёт к конкуренту, гораздо продуктивней взять время на обдумывание вариантов сотрудничества – Ваш бизнес от этого только выиграет, подтвердив, что в организации работы мелочей не бывает.

Никогда не произносите слово «нет» в начале ответа – это очень осложняет решение проблемы. Для отказа в чём-то, выражая несогласие, всегда пытайтесь подобрать менее конфликтный вариант. К примеру: «У нас нет возможности…, но мы готовы…», Ваша организация работы с таким подходом будет более продуктивной.

Если к Вам обращается клиент, избегайте формулировки: «Вы должны…», как правило он Вам ничего не должен, поэтому подбирайте не столь категоричные ответы: «Более приемлемо было бы…, Вам больше подходит…» – это будет более правильное общение с клиентом в контексте правильной организации работы в офисе.

Если Вы ведёте личную беседу с кем-то из посетителей, не отдавайте предпочтение позвонившему по телефону, если уровень проблемы или суть вопроса значительно не превышает сути беседы – это граничит с неуважением. А если организация работы в Вашей фирме находится на должном уровне, то Ваш секретарь должен иметь квалификацию, позволяющую решать эту проблему самостоятельно.

Будет правильно, если разговор заканчивает позвонивший, принявшему звонок не рекомендуется демонстрировать своё нетерпение при условии, что этот разговор не выходит за рамки целесообразности, как по содержательности, так и по продолжительности. Чтобы не обидеть не в меру разговорчивого собеседника и закончить разговор деликатно, разработайте и неукоснительно придерживайтесь стратегии вежливого выхода из нежелательного разговора. Есть много вариантов, но универсальная рекомендация может быть такова – в первой части фразы Вы всячески подчёркивайте значимость этой темы, профессионализм собеседника, а вторая – это большое сожаление, что Вы не можете продолжить столь содержательную беседу из-за неотложных дел, обстоятельств (вариантов много).

Организация работы, её эффективность во многом зависит от Вашего умения корректно пресекать посягательства на Ваше время. По большому счёту – это самый пагубный вид воровства, т.к. украденные у Вас деньги можно как-то вернуть, а украденное время – никогда. Помните это. Я, например, испытываю нечто подобное физическому дискомфорту, когда меня пытаются втянуть в пустопорожнюю болтовню или излагают суть вопроса, предваряя его фразой такого типа: «Когда ещё по Земле ходили мамонты..., я физически ощущаю, что бездарно расходуются минуты, секунды, просто вычёркиваются из жизни, поэтому я задаю наводящие вопросы, вежливо, ненавязчиво перехожу к интересующей меня теме – как правило, собеседник вспоминает, что и у него схожие интересы. С пониманием, без обид договариваемся.

Организация работы невозможна без её планирования. Это относится и к телефонному общению. Никогда не снимайте трубку детально не продумав, а в особо важных, сложных случаях – не составив тезисный план предстоящего разговора.

Утверждение, что план работы на день – это обязательная составляющая эффективной организации работы, может показаться спорным – есть люди, которым, якобы, это совершенно не подходит, обстоятельства и ситуации часто меняются и т.д. К сожалению, в этом вопросе компромисс невозможен – должен быть план по организации работы на день, если Вы хотите избежать непродуктивных потерь времени, лишней работы. План работы на день – это не жёсткая структура не позволяющая адекватно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов. Наоборот план организации работы на день – это способ, дающий возможность ориентироваться в тенденциях, направлениях меняющихся событий, обстоятельств.

План по организации работы на день, обязательно должен быть в письменном виде (на бумажном бланке, блокноте, ноутбуке). В обязательном порядке просматривайте его регулярно в течение дня. На это потребуется несколько минут, но Вы получите возможность контролировать, управлять рабочим процессом, правильно определиться с приоритетами, ничего не забывать, вносить необходимые корректировки. План организации работы на день Вы должны составлять с учётом приоритетности каждой новой задачи, для чего необходимо оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Исходя из личного опыта, могу порекомендовать следующую градацию приоритетности задач:

1.) Важные и срочные.
2.) Важные, не срочные.
3.) Срочные, не важные.

4.) Не срочные, не важные.

Эффективная организация работы – это умение выделить главные направления, задачи, сосредоточив на них максимум усилий, вместо их распыления на множество рядовых задач. Эта рекомендация вытекает из правила Парето, которое гласит, что 80% успешных результатов продуцируются приложением 20% усилий.

Теперь давайте рассмотрим системный подход, который поможет Вам справиться с большими объёмами информации, избежать стрессов, снижения эффективности Вашего труда. Ключ к этому – правильная организация работы с документами. Прежде всего, необходимо разделить поступающую информацию по уровню ценности, например: важная, срочная, дополнительная. Правильная организация работы в этом случае состоит в том, чтобы Ваши усилия были сосредоточены на главных направлениях. Поручите секретарю или помощнику просматривать все документы и не передавать Вам те из них, которые могут быть рассмотрены в обычном порядке Вашими подчинёнными. Не раздавайте безосновательно свои визитки, чтобы сократить поток «макулатуры», исключите себя из списка рассылки внутренних документов, которые не имеют отношения к Вашим обязанностям, но снижают эффективность организации работы.

Принятие решений – это творческий процесс для каждого руководителя и в практическом плане, его завершение означает, что это всего лишь начало организации работы по реализации принятого решения. Для принятия решения Вам необходимо определиться с ответами на следующие вопросы: зачем принимается именно это решение, каких целей хочу добиться, обладаю ли я необходимой информацией для его принятия и организации работы по исполнению, каковы затраты денег и времени, каковы варианты принимаемого решения?

– Всегда возникает соблазн рассматривать самый привлекательный на первый взгляд вариант и Ваше внимание фиксируется только на нём, в ущерб другим возможностям. Не торопитесь, проанализируйте все варианты, чтобы затем не вносить коррективы на стадии организации работы по выполнению решения. Даже самые блестящие решения могут быть провалены, если Вы не передадите свою убеждённость исполнителям. Основные принципы организации работы по эффективному убеждению, привлечению сторонников, состоит в том, что Вы должны делать это с учётом точки зрения аудитории, установив атмосферу доверия путём изложения анализа и чёткого плана реализации решения, особо подчеркнув выгоды от будущих результатов.

О совещаниях, которые созываются по любому поводу, не принося видимого эффекта, а потери времени при этом огромны, сказано и написано много, а если есть потери времени, то есть и возможности совершенствования организации работы. Почему некоторые люди весьма охотно посещают совещания? – Это, якобы, своеобразное признание их значимости, сопричастность с «верхним уровнем», это возможность произвести впечатление на руководство, коллег, совещания как бы ограждают Вас от скопившихся проблем, телефонных звонков, т.е. совещания – это атмосфера относительной недоступности. Что мы получаем в результате проведения совещаний? – Обмен информацией, мнениями, анализ и продвижение различных идей, необходимость мотивации сотрудников.

Рассматривая перспективу созыва совещания, всегда попытайтесь ответить на вопрос – каков будет конечный результат? – Ведь уже давно известны более эффективные методы организации работы по доведению информации, обмену мнениями, а на совещаниях, как правило, все слушают, а говорят первые лица. Творческие совещания, «мозговая атака» тоже не всегда эффективней индивидуального творчества – об этом свидетельствуют последние исследования. Совещания по целевой мотивации коллектива зачастую проигрывают, когда ставка делается на индивидуальное наставничество, обучение.

Почему так нужна чёткая организация работы офиса? – Она даёт возможность отвоевать у текучки и хаоса 2-3 часа для творческой работы, саморазвития, отдыха, т.е., образно говоря, в Ваших сутках будет не 24 часа, а 26-27 часов.

Не воспринимайте эту статью как готовую инструкцию по организации работы офиса. Это всего лишь материал, в котором излагается суть проблемы, отдельные её направления, пути решения. Многовариантность и объём познания Вами этой темы огромный и зависят они от Вашего личного опыта, уровня знаний во многих областях, начиная с менеджмента и заканчивая психологией.