Как проводятся тендеры на закупку. Организационные работы по проведению тендера

19.02.2013 01:54

Цель тендера — выбрать такого поставщика товаров (услуг), который сможет удовлетворить все Ваши требования (по стоимости, срокам поставки, количеству товара и др.). При этом нужно иметь в виду следующее:

Проведение серьезного тендера занимает не менее месяца, и, возможно, промедление сыграет важную роль в Вашем бизнесе. Так, не купив оборудование или не обратившись за услугой вовремя, Вы через месяц можете потерять клиента, а с ним и доход.
Организовывать тендер надо лишь при существенных закупках. По моему опыту, сумма должна быть не менее 10 тыс. долл. США. Если речь идет о меньших суммах, Ваши подчиненные должны самостоятельно находить более дешевые варианты, общаясь с будущими или нынешними партнерами.

Оцените ситуацию и, если Вы располагаете временем на проведение тендера, воспользуйтесь этой формой выбора партнера. Чтобы эффективно организовать тендер и достичь поставленной цели, необходимо сделать несколько шагов (см. также: Какой тендер можно провести ).

Какой тендер можно провести

Открытый тендер — это публичная акция, в ее ходе Ваша компания достаточно широко освещает свои ближайшие рыночные намерения. Вы формулируете задачу, описываете рыночную ситуацию и условия, которым должно соответствовать решение задачи. После этого информация о тендере распространяется в открытых источниках.

Открытый тендер я рекомендую проводить, если сумма заказа очень велика (например, речь идет о строительстве здания). Открытый тендер обеспечит максимальную прозрачность для акционеров при выборе партнера и принятии решения, значительно снизит вероятность того, что на итоги повлияет материальная заинтересованность Ваших подчиненных (проще говоря — будет получен откат).

Закрытый тендер предполагает, что Вы или тендерная комиссия проводите предварительный отбор участников (как правило, не более пяти-шести компаний), знакомитесь с их представителями, рассказываете о своих планах.

Объявления о проведении закрытых тендеров не публикуются, приглашения направляются в индивидуальном порядке. Обычно в закрытых торгах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы.

Такой тендер лучше проводить, если Вы ограничены во времени и знаете рынок профессиональных компаний в рассматриваемой области. В противном случае (при открытом тендере) Вам придется потратить время на изучение опыта и уровня компаний, оценить риски взаимодействия с потенциальными партнерами, которые желают участвовать в тендере. Все это приводит к увеличению сроков.

Тендер нужно проводить, если стоимость закупки (одноразовой или за год) превышает некоторую фиксированную сумму. Ее каждая компания устанавливает исходя из своих интересов и рисков при закупке. В нашей компании на тендерной основе закупаются сырье для производства, компьютерное оборудование, офисная техника и мебель, машины для автопарка, а также выбираются компании, оказывающие услуги (в сфере подбора персонала, PR и др.).

Оптимальный срок проведения тендера у нас не определен. В зависимости от сложности и суммы закупки тендер длится от двух недель до двух месяцев. Чем сложнее тендер, чем большее количество поставщиков в него вовлечено, тем больше времени уходит на анализ предложений и принятие окончательного решения. Но если тендер затягивается, то это сигнал о том, что в процессе его организации что-то было сделано неправильно.

Шаг 1. Организация тендерной комиссии

Тендерную комиссию Вы можете создать на временной основе или на постоянной (если тендеры Вы проводите регулярно). Состоять она должна из экспертов и представителя отдела, которому необходим данный товар. Роль председателя комиссии желательно взять на себя Генеральному Директору компании-заказчика. В качестве экспертов могут выступать как специалисты Вашей компании, так и Ваши знакомые или консультанты. Главное, чтобы они хорошо разбирались в той сфере деятельности, в которой Вы проводите тендер.

Старайтесь больше общаться со своими директорами. Еще до начала тендера сформулируйте вместе с ними четкие требования, в соответствии с которыми будет проводиться выбор.
Создавать постоянную комиссию не всегда эффективно, так как приглашенные эксперты не могут разбираться во всех сферах. Лучше корректировать состав комиссии в зависимости от целей и области, где проводится тендер.
Ваша задача — обеспечить такие условия работы комиссии, чтобы быть уверенным: закупка соответствует потребностям Вашего бизнеса. Постарайтесь создать здоровый конфликт интересов между комиссией и поставщиками, участвующими в тендере.

Рассказывает практик

Елена Денисова | Финансовый директор проекта Chateau le Grand Vostock, Краснодарский край

Справка

Проект Chаteau le Grand Vostock (Шато ле Гран Восток) — уникальный российско-французский проект по производству в России вин европейского стандарта качества. Включает полный производственный цикл: выращивание винограда, закладка, старение вина во французских бочках, розлив в бутылки, а также дистрибуцию.

Генеральным Директорам небольших компаний я рекомендую лично контролировать весь процесс (от создания тендерной комиссии до принятия решения). К примеру, наше предприятие проводило тендер, чтобы выбрать генподрядчика на строительство завода в Краснодарском крае. Я участвовала в подготовке тендерного задания, выборе партнеров и принятии окончательного решения.

По своему опыту могу сказать: если Генеральный Директор является руководителем проекта и председателем тендерной комиссии, именно он должен ежедневно контролировать проведение тендера.

Генеральный Директор, у которого в подчинении есть заместители по экономике и финансам, маркетингу, по стратегическому развитию и др., проведение тендера может передать подчиненным. В этом случае Вам отведена роль главного эксперта, который, получив информацию об участниках, может вынести окончательное решение. При необходимости Вы можете встретиться с понравившимися кандидатами.

Тендерная комиссия включает в себя руководителей подразделений или менеджеров — в зависимости от объема и характера тендера, степени вовлеченности подразделений в тендерный процесс. Наш Генеральный Директор не участвует в работе тендерных комиссий, но контролирует ее. Если тендер проводится на суммы от одного миллиона долларов США, он обязательно знакомится с заявками и результатом, если же речь идет о меньших суммах — по своему усмотрению.

В нашей компании в тендерную комиссию всегда входят минимум три сотрудника: заказчик, его руководитель и менеджер по закупкам. К участию в тендере приглашаются не меньше трех работающих с компанией и потенциальных поставщиков продукции (услуг).

Поскольку один из принципов управления нашей компанией — делегирование полномочий от высшего звена к исполнителю, то Генеральный Директор участвует в работе тендерной комиссии лишь при закупках свыше определенных сумм или при выборе поставщика наиболее существенных для компании услуг (продукции). Чаще всего участие Генерального Директора минимально — на уровне эксперта.

Шаг 2. Разработка тендерного задания

В тендерном задании члены комиссии должны перечислить все требования к приобретаемой продукции (услуге). Этот документ позволит Вашим партнерам подготовить более полную информацию, а Вам — сравнить показатели поставщиков.

Советы Генеральному Директору:

Если стратегия развития Вашей компании позволяет определиться с объемами рассматриваемой сделки на два-три года вперед, то обязательно укажите это в тендерном задании.
Постарайтесь максимально точно сформулировать технические требования к приобретаемому товару (услуге) и необходимые характеристики. Это позволит Вам быстрее сравнить поступившие предложения, а следовательно, сократит время на проведение тендера.
Не указывайте в задании ненужные детали. Помните: излишняя детализация может затянуть тендер.

Рассказывает практик

Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва

Тендерное задание состоит у нас из следующих пунктов: письмо, приглашающее к участию в тендере, спецификация продукции или услуги, критерии оценки и вес каждого критерия, состав комиссии, сроки проведения тендера, требования к тендерной документации.

Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва

В нашей компании тендерное задание (бриф) включает следующие параметры: сроки проведения, формат принимаемой заявки от участников, условия определения победителей, задачи проекта и ожидаемый результат, бюджет проекта, прочие условия (механизмы финансирования, замера результатов и др.)

Шаг 3. Выбор партнеров

Комиссия должна разослать тендерное задание Вашим потенциальным партнерам. Так она, во-первых, пригласит их участвовать в тендере, во-вторых, сможет провести мониторинг цен на рынке: Вы поймете, кто завышает маржу, а кто — нет. Например, я стараюсь привлечь не более трех — шести компаний. Причем в этот список входят как крупные предприятия, так и небольшие. Парадокс заключается в том, что иногда последние имеют большее влияние на производителя оборудования и обладают самым главным качеством — гибкостью (в отличие от крупных компаний). Именно поэтому у лидеров рынка цены зачастую выше.

Когда у тендерной комиссии появились первые результаты, их надо проанализировать и попытаться понять, кто хочет заработать на Вашей компании, а кто — действительно стать Вашим партнером. Не стесняйтесь задавать любые вопросы. Изучая презентации, делайте пометки — они Вам очень пригодятся при коллективном обсуждении тендерной документации.

Советы Генеральному Директору:

Постарайтесь установить личный контакт с поставщиком. Встретьтесь с ним, расскажите о своих планах по закупкам. Это позволит выяснить, кто из партнеров действительно готов бороться за Вашу компанию и предложить наилучшие условия, кто из них более тесно общается с производителем. В итоге Вы сможете получить не только скидку от продавца, но и дополнительный бонус от производителя.
Если в России нет представительства интересующей Вас компании-поставщика, поручите подчиненным отправить письма с предложением о сотрудничестве в европейское представительство компании или в центральный офис. Как правило, это приводит к положительному результату.

Говорит Генеральный Директор

Сергей Митрофанов

В процессе поиска потенциальных участников тендера стоит обращать внимание и на небольшие компании, которые готовы взяться за Ваш проект или предложить необходимую услугу (товар). Не говорите сразу «нет», сначала узнайте, кто именно там работает. Часто из крупных компаний уходят высококлассные профессионалы и организуют свой бизнес; сотрудничество с ними принесет хорошие плоды и, что немаловажно, обойдется дешевле.

Шаг 4. Переговоры с поставщиком, получение скидок

После анализа предложений и выбора потенциальных претендентов тендерная комиссия должна начать активную работу с ними по снижению стоимости. Генеральному Директору полезно знать следующие моменты в работе комиссии:

Рычаг воздействия на претендентов для получения скидок — тендерные предложения от других поставщиков.
Комиссии необходимо конструктивно подходить к общению с продавцом и производителем. Ищите недостатки у поставщика и в его решениях, а также риски, которые могут повлиять на дальнейшее общение с продавцом и производителем.
Комиссии еще до окончания тендера следует изучить стандартные условия договора. Затем, абстрагируясь от договора, члены комиссии должны плавно подвести поставщика к тем условиям, которые удовлетворят обе стороны.

Совет Генеральному Директору. Вы лично должны контролировать ход переговоров. Если видите, что без Вашей помощи дополнительного витка взаимоотношений не получится, включайтесь в переговоры. Тем самым Вы подчеркнете интерес к партнеру, который будет вынужден сделать ответный шаг. Но замечу, что таким образом подтолкнуть переговоры обычно удается лишь один раз.

Говорит Генеральный Директор

Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва

Бывает, что решение Ваших задач лежит на стыке предложений двух участников тендера. Это усложняет задачу. Но тендер для того и проводится, чтобы найти оптимальное решение. Порой использовать в проекте двух партнеров — гораздо эффективнее. К примеру, в рекламном и коммуникационном бизнесе это случается достаточно часто.

Шаг 5. Проверка партнеров

Перед окончательным выбором партнера нужно убедиться, что обещания будут им выполнены. Существует несколько способов проверки контрагентов: публичный, закрытый и сарафанное радио.

Публичный способ. Проверка заключается в поиске информации в Интернете и прессе. К сожалению, таким образом Вы не всегда получите стоящие сведения, но кое-что, безусловно, понять можно. Так, любая уважающая себя современная компания заботится о своем «лице» в Интернете. Обратите внимание на корпоративный веб-сайт, качество его оформления. Уровень сайта будет говорить о том, как именно компания позиционирует себя на рынке. Однако я не раз сталкивался с профессиональными компаниями, совершенно не занимающимися самопиаром. По их словам, хороший товар в рекламе не нуждается.

Закрытый способ. Попросите у предполагаемого партнера информацию о его реализованных проектах, а также перечень клиентов (можно и без контактных данных). Например, я самостоятельно ищу контактных лиц в компаниях, представленных партнером, и получаю отзывы. На мой взгляд, это самый объективный способ проверки.

Сарафанное радио. Позвоните знакомым и партнерам, узнайте их мнение о Ваших будущих поставщиках. Как правило, это не более чем слухи. Однако порой и среди слухов встречается правдивая полезная информация

Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва

Подводя итоги тендера, мы проверяем новых партнеров, рассматриваем их кредитную историю, место и репутацию на рынке, собираем рекомендации. Представление итогов своих работ для других заказчиков, их координат и рекомендаций обычно включается в условия участия в тендере.

Шаг 6. Принятие решения

Итак, основные шаги сделаны. Теперь на основании полученной информации тендерная комиссия должна принять окончательное решение.

Советы Генеральному Директору:

Обязательно присутствуйте на итоговом заседании тендерной комиссии.
Дайте возможность высказаться каждому члену комиссии.
Постарайтесь подвести комиссию к самостоятельному решению и единому мнению. В противном случае Вы должны быть готовы к тому, что окончательное решение придется принимать Вам.

Говорит Генеральный Директор

Будучи не только организатором, но и участником тендера, советую не затягивать с принятием окончательного решения о выборе партнера. Подготовка тендера, составление тендерного задания и приглашение участников могут занимать столько времени, сколько Вы сочтете нужным. Однако, отсеяв неподходящих и оставив двух-трех лучших, постарайтесь сообщить им о Вашем решении в кратчайшие сроки. Если Ваши раздумья продолжатся месяц, а то и два, участники тендера просто могут отказаться с Вами сотрудничать.

Бывает, что в процессе уточнения появляются новые неприемлемые для нас условия со стороны подрядчика. Тогда мы обращаемся к другим устраивающим нас заявителям либо проводим новый тендер.

Коль скоро тендер, нужно руководству провести...

Проведение тендера.

Проведение тендера как способ выбора наиболее адекватного решения стоящей перед компанией задачи, в последнее время становиться распространенной практикой.

Правила и порядок проведения тендеров становятся общепринятыми, а сами тендеры – все более прозрачными.

Причины объявления тендера.

Как правило, компании объявляют тендер по двум причинам.

Первая из них – это корпоративные требования, существующие в организации, в области политики закупок.

Так во многих организациях всего мира принято принимать решение о выборе компании поставщика на основании открытого или закрытого тендера. Сегодня аналогичное требование предъявляется ко всем заказам объявляемым государственными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей.

Вторая причинна – желание компании, организатора тендера, получить лучшее решение за лучшую цену.

Например, компания «АВС» планирует изменить схему продвижения на рынок своего продукта. Если специалисты компании знают, какой результат считается желаемым, какие сроки и цены были бы приемлемы для компании, то они объявляют тендер между различными маркетинговыми агентствами.

Какие тендеры бывают?

Первая разновидность тендера – это «тендер цены».

В этом случае заказчик точно знает, какие виды работ и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А исполнители (участники тендера) выдвигают свои предложения по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене. Этот вид тендеров, как правило, не приносит сюрпризов ни компании-заказчику, ни участникам тендера. Выбор между подрядчиками производиться главным образом по цене.

Второй вид тендеров – это так называемый тендер «открытых решений» (тендер «открытого брифа»). Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании только приблизительно представляют какие виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться так же в том случае если желаемый результат можно достигнуть с помощью различных методов и решений.

В этом случае компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат который желательно достигнуть. Компании участники – со своей стороны предлагают свое видение решения проблемы.

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

Как показывает практика, наиболее обоснованной (по крайней мере, в случае сложных решений) становиться двухэтапная модель тендера. На первом этапе которой, компания заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

Правила подготовки тендера.

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения.

Для того, что бы компании-участники тендера смогли предложить вам решение, наилучшим образом отвечающее вашим пожеланиям, вам необходимо четко и внятно объяснить им, что вы от них хотите. Ну а что бы сам процесс выбора и пересмотра предложенных решений в вашей компании затянулся во времени и не превратился в дурную бесконечность переговоров и заседаний, вам необходимо четко описать критерии и сроки выбора участников, а затем и победителя тендера.

Перед вами стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».

1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании – заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.

Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

описание компании-заказчика
постановка проблемы
описание желаемого результата
требования к участникам тендера
описание формы подачи заявки (критерии документа)
критерии оценки претендентов
сроки проведения тендера

Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит ваше общение с потенциальными поставщиками решений.

Разберем подробнее содержание брифа.

1. Возможно, слава вашей компании велика и необъятна, а может быть вы только еще начинаете свой путь к вершинам бизнес – олимпа, и все же, есть нечто, что обязательно знать провайдеру о вашей компании для успешной подготовки предложения. История компании, ее численность, сектор экономики, в котором вы работаете, вид бизнеса и его специфические особенности - все это будет важным для подготовки персонифицированного предложения. Конечно в брифе нет необходимости описывать историю как говориться «от Адама». Достаточно будет той информации которую вы обычно публикуете в буклете или брошюре о компании. Укажите адрес вашего сайта, где поставщик услуг сможет получить более полное представление о вашей компании.

2. Раздел постановка проблемы должен продемонстрировать вашему адресату, что именно вас беспокоит, ответы на какие вопросы вы планируете искать, что не устраивает в сложившейся ситуации. Практика показывает, что именно этот раздел брифа неоднократно уточняется во время последующих переговоров.

3. В этом разделе вы должны дать волю своему перу. Во-первых, опишите каких изменений (целей) желает достичь организация в результате. Во-вторых, опишите наиболее актуальные и срочные задачи, которые хотите решить. Наконец, в-третьих, опишите какие продукты (решения) должны стать результатом работ.

4. Требования к участникам тендера обычно описывают критичные для вашей компании параметры организации – участника. Например, для организаций работающих с государственной тайной важно, что бы поставщиками услуг для нее были российские компании. Среди требований может быть опыт проведения аналогичных проектов, наличие отзывов предыдущих клиентов, или срок существования самой компании – провайдера. К описанию требований стоит подходит с достаточной осторожностью: ведь излишне ужесточив их вы можете столкнуться с недостаточным выбором, как по цене, так и по качеству предложений. В то же время отсутствие ограничений приведет к тому, что вам будет сложно сделать первоначальный выбор.

5. Четкое описание формы заявки на участие в тендере призвано облегчить вам последующую работу. Обрабатывать и сравнивать предложения созданные по единой схеме существенно проще, чем унифицировать собрание разномастных документов. В этом разделе компания – заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (Предложении) от компании – участницы тендера.

6. Раздел «Критерии оценки» вызывает наибольшие разногласия при составлении документа. Действительно, говорят мне организаторы тендера, для нас важно разумное сочетание различных критериев в одном предложении. Так сказать соотношение цена / качество. Разумеется это так. Однако если какой-то из параметров является для вас критичным (цена, время проекта, отсутствие со- исполнителей, использование специфического ПО) стоит обратить на него внимание ваших поставщиков. Хотя бы для того, что они не выполняли заведомо пустую работу.

7. Сроки проведения тендера можно не выделять в отдельный раздел, но указать в брифе обязательно. Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.

3 этап. Выбор компаний – участников.

Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

Как же определить состав компаний – участников для тендера?

Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.

Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Например, это может быть опыт проведения подобных работ, отзывы партеров, материалы открытой прессы, сайты компаний в Интернете, участие их в рейтингах, профессиональных выставках, конференциях и пр. В этом случае, вы сами на основании ваших критериев отправляете персональное приглашение принять участие в тендере той или иной компании. Имена участников тендера не афишируются.

Теперь, объявив о начале тендера, вы с нетерпением ждете получения первоначальных заявок.

4 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять ваше видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, вам потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Вот тут-то вы и вспомните о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше. В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.

5 этап. Презентация итоговых Предложений.

В такой ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том что их решение единственно правильное.

И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у вас внутренними заказчиками по проекту.

6 этап. Окончательный отбор.

После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

7 этап. Объявление победителей.

Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений.

Как вы видите, работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти самое экономичное решение вашей задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги.

Специфика тендеров в службе персонала.

Отдел персонала имеет свою специфику работы, в том числе и в организации и проведении тендеров. Как показывает практика, сегодняшние HR директора, чаще всего проводят тендеры среди организаций, предлагающих корпоративное обучение.

Однако взвесить и оценить тренера или качество учебной программы трудно на основании формальных признаков или тем более, на основе единственной презентации. В этом случае существенную роль играет субъективный фактор. В оценочных таблицах его обычно выводят в графу «личное впечатление».

С точки зрения Елены Рудавиной, директора по персоналу ФГУП Издательство «Просвещение», тендер обоснованно проводить при сочетании следующих условий:

наличия четкого ТЗ на услугу
наличия бюджета на проект
сложности выбора между несколькими компаниями – провайдерами

А главной проблемой остается, то, что компании, участвующие в тендерах, склонны отказываться от объективность и стараться не столько найти точки соприкосновения с заказчиком, сколько угодить ему. Иными словами, не столько демонстрируют свои истинные возможности, сколько подстраиваются по желания заказчика. Часто это мешает реальному достижению цели.

«Думаю, схема тендера малоэффективна лишь применительно к кадровым агентствам. Во всех остальных случаях найма сторонних компаний поставщиков (кеттеринговая компанию, страховщики, специалисты по консалтингу, аниматоры и т.д.) использование тендера вполне обосновано. Кстати говоря, выбирая компанию для аутсорсинга некоторых HR функций, также можно устроить тендер. Но, одно условие остается неизменным - четкое понимание своей потребности»,- отмечает Елена Рудавина.

Тендер – это размещение заказов на закупки или проведение работ на конкурсной основе. Участие в конкурсе требует от фирм-претендентов соблюдения определенных тендерных правил, незнание которых неизбежно приводит к отказу в заключении контракта. Несмотря на сложности, связанные с подготовкой заявки, игнорировать тендеры не нужно: участие в них – уникальная возможность для фирмы получить заказ на крайне выгодных условиях. Для победы в конкурсе недостаточно иметь предложение, которое идеально отвечает пожеланиям заказчика. Необходимо понимать, как участвовать в тендерах, чтобы представить свое предложение на суд конкурсной комиссии в самом выгодном свете.

Порядок проведения конкурса

Принимать участие в тендерах имеют право юридические лица как российские, так и иностранные. Требования к претендентам и условия участия в конкурсе устанавливаются заказчиком по своему усмотрению. Задача участников – в соответствии с этими требованиями подготовить наиболее выгодное предложение и оформить надлежащим образом заявку на исполнение заказа.

Для подачи предложения необходимо собрать комплект документов по списку заказчика и предоставить его в конкурсную комиссию в срок, определенный для приема документов. До момента истечения срока подачи заявок претендент имеет право внести поправки или отозвать заявку из конкурса. По окончании установленного срока заявки не принимаются и не изменяются.
После приема всех заявок назначается собрание тендерной комиссии, во время которого проводится ознакомление с предложениями претендентов, проверка документов, и готовится заключение по изученным материалам.
Члены конкурсной комиссии проводят обсуждение заявок участников и принимают решение о победителе путем голосования.

Стоит отметить, что информация, содержащаяся в заявках, является закрытой и не подлежит разглашению.

Что нужно знать о правилах участия в тендерах

Прежде чем «ввязываться в бой», необходимо уяснить для себя несколько важных моментов:

Принимая участие в тендере, вы обязуетесь соблюдать правила проведения торгов.
Заявляя себя в качестве участника конкурса, вы соглашаетесь со всеми условиями, которые выставляет заказчик тендера.
Подавая заявку, вы подтверждаете, что имеете все возможности для выполнения заказа в случае победы в конкурсе.
Составляя заявку, вы принимаете ответственность за корректность ее оформления на себя: ошибки в представленных документах могут служить основанием для отклонения предложения участника без рассмотрения по существу.

Все это означает, что нужно максимально ответственно подойти к изучению условий тендера, как можно более объективно оценить свои возможности и грамотно составить заявку.

Таким образом, процесс подготовки фирмы к участию в тендере включает:

выбор подходящего конкурса в соответствии с профилем деятельности фирмы;
ознакомление с требованиями заказчика, условиями конкурса;
оценка финансовых, материально-технических возможностей компании с точки зрения обеспечения выполнения обязательств по контракту;
сбор необходимых документов;
подача заявки;
обеспечение заявки (залог).

Подготовка тендерной заявки

Рассмотрим подробней, как участвовать в тендерах и что для этого нужно. Прежде всего, какие необходимы документы для подачи заявки.

Список документации обычно определяется заказчиком, но есть и базовый пакет документов, который требуется при проведении любых тендеров:

заявка, заверенная руководителем предприятия;
заявление с презентацией организации и опыта подрядных работ;
опись прилагаемых документов;
копии учредительных документов юрлица и устава;
нотариальные копии ИНН и свидетельства о госрегистрации;
выписка из ЕГРЮЛ давностью не более 15 дней;
перечень лиц, представляющих организацию без доверенности;
копия приказа о возложении обязанностей главбуха;
справка об отсутствии налоговой задолженности;
финансовая отчетность фирмы за три предшествующих отчетных периода, заверенная налоговым инспектором.

Еще один важный пункт – обеспечение заявки. Если такое требование предъявляется заказчиком, претендент обязан обеспечить внесение денежных средств в размере не более 5% от суммы контракта в подтверждение своих намерений. Перечисление суммы подтверждается платежным поручением, предоставляемым вместе с остальными документами. Обеспечение служит своеобразным залогом, который удерживается, если участник уклонился от выполнения заказа, будучи выбранным победителем конкурса. Во всех иных случаях залог возвращается претендентам по окончании конкурса либо до его начала, если участник своевременно отозвал свою заявку.

Как правило, стоимость конкурсных лотов достаточно высока, и даже 5% от суммы заказа – деньги немалые. Если собственных средств организации недостаточно для финансирования заявки, она может привлечь тендерный кредит или банковскую гарантию.

Госзаказы

Конкурсы на размещение государственных заказов — тендеры особые, и часто их связывают с так называемой коррупционной составляющей. Предприятия боятся участвовать в государственных тендерах, так как заранее уверены в своем неуспехе. Действительно, нередки случаи, когда принцип состязательности и равенства участников нарушается, и выгодный контракт получает не лучший претендент, а приближенная к госструктурам компания. Однако ущемленные поставщики вполне успешно отстаивают свои права в суде при нарушении правил проведения конкурса.

Как участвовать в тендерах на госзакупках,- процесс практически аналогичен обычным конкурсам. За исключением того, что торги на заказы технически сложной продукции или работ, связанных с оборонкой и безопасностью страны, проводятся исключительно в закрытом режиме. А это значит, что доступ к ним «со стороны» фактически невозможен. На закрытые тендеры претенденты приглашаются в индивидуальном порядке. В открытых торгах, информация о которых размещается в СМИ, могут участвовать любые организации без ограничений.

Еще одна особенность госзакупок – частое проведение двухэтапных тендеров. Когда заказчик не может сформулировать конкретные требования или требуется разработка технологий, проведение исследований, научных опытов, ему необходимо сначала оценить возможности претендентов, определить направление, нюансы требуемых работ, рассчитать их стоимость. Затем, на втором этапе конкурса, участники подают заявки уже в соответствии с обозначенными заказчиком условиями.

Еще один проблемный момент государственных тендеров – чаще всего предпочтение в них отдается тем подрядчикам, которые предлагают минимальную цену, к сожалению, без учета качества работ. Такой подход провоцирует претендентов занижать базовую стоимость работ с целью непременно получить государственный заказ.

Аналогичная ситуация происходит в строительной отрасли: так как участвовать в тендерах по строительству должны все фирмы, претендующие на возведение объекта недвижимости или на проведение ремонтных работ, в основу заявки часто ложится заведомо неверно составленная смета. В результате победитель такого тендера, явно переоценивший свои силы, не укладывается в свою же смету. Если подрядчику не удается переложить увеличение бюджета на плечи заказчика, то его убытки неизбежны, вплоть до банкротства организации.

Развитие системы тендеров наблюдается в России с конца прошлого века. Понятие тендера равнозначно понятию конкурса. Смысл его - в поиске исполнителя на государственные заказы именно на конкурсной основе. Весь регламент данной системы прописан в С победителем и бывает заключен контракт на какие-либо работы, услуги либо поставку товаров. Сегодня мы поговорим о том, что нужно для участия в тендерах.

Какими бывают тендеры

Такие конкурсы могут быть открытыми и закрытыми, проводиться в один или два этапа. Кроме того, есть разновидности специализированных закрытых тендеров, единичных и запросов котировок.

Что дает участие в конкурсах? Победителю предоставляется возможность получения выгодного большого заказа, а если это начинающая компания - заявить о себе на рынке. Многих отпугивает довольно сложная процедура участия, но разобраться в ней вполне по силам каждому. Конечно, новичкам нередко требуется помощь, практическое руководство, разъясняющее, что и в какой последовательности нужно делать. Вы решили принять участие в тендерах? Пошаговая инструкция придется как нельзя кстати.

Почему это выгодно

Информация о том, где и какие тендеры планируется проводить, постоянно присутствует на специализированных сайтах и в СМИ. Когда конкурс объявлен, тендерная комиссия начинает рассматривать заявки претендентов.

Для малого и среднего бизнеса не характерна активность в торгах на госзаказ - много кажущихся сложностей. При этом не учитывается, что львиная доля муниципальных бюджетов в наши дни распределяется, как правило, именно через тендеры.

Госзаказы не менее эффективно поддерживают бизнес, чем льготы и субсидии. К тому же заказчиков муниципального и государственного сектора закон обязывает передавать не менее 10 % объема работ и поставок товара в год предпринимателям.

Электронные аукционы

К сожалению, лишь крупные компании всерьез занимаются отслеживанием перспективных для себя тендеров, а все из-за необходимости содержания для этого специальной службы.

Госзаказ размещается разными путями - в виде запроса котировок, закупки у единственного поставщика (исполнителя) или путем торгов. Последний способ - самый распространенный.

Сейчас большинство заказов от государства размещается на электронных аукционах, их доля - свыше половины всех проводимых торгов. Такие мероприятия признаны эффективным средством борьбы с коррупцией в силу анонимности участвующих, большой конкуренции и доступности (как говорят, прозрачности) всей информации.

Участие в тендерах: пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов

Давайте рассмотрим, что такое участие в электронном аукционе.

Прежде всего подходящий аукцион следует "вычислить". Для этого нужно внимательно читать все извещения о проведении подобных мероприятий, регулярно заходя для этого на официальный сайт, имеющий статус общероссийского и публикующий объявления о будущих торгах за 7-20 дней до определенной даты, которая служит последним днем подачи заявок. Свое желание принять участие в выбранном тендере вы должны обозначить именно в этот промежуток - позже вашу заявку к рассмотрению уже не примут.

Официально существуют пять федеральных площадок для электронных торгов, на любой из которых вы найдете форму поиска интересующих аукционов и реестр всех тендеров. Также сводную информацию легко получить на официальном сайте РФ, который посвящен размещению заказов.

Что нужно для участия в тендерах

Далее следует получить электронную цифровую подпись (сокращенно ЭЦП). Покупается она в одном из аккредитованных на выбранной вами электронной площадке специальных удостоверяющих центров. Процесс получения ее займет несколько рабочих дней (2 или 3). Подпись придает юридический статус электронному документу и фиксирует материальную ответственность участника.

Но одна лишь ЭЦП еще не гарантирует, что вы примете участие в тендерах. Пошаговая инструкция содержит, кроме нее, понятие аккредитации. То есть, чтобы участвовать в торгах, проводимой той или иной площадкой, необходимо быть на ней аккредитованным. У каждой из пяти площадок аккредитация своя. Для этого на сайте площадки заполняется специальная форма вместе с заявлением об открытии счета. Прилагается ряд документов. Каких именно? Речь идет о выписке из ЕГРЮЛ (если вы индивидуальный предприниматель - о выписке из ЕГРИП), доверенности, дающей право на участие в данных торгах, документе о назначении руководителя (решении или протоколе) с печатью организации, скане карточки с реквизитами компании.

Дальнейшие действия

Оператором в пятидневный срок заявка будет рассмотрена и дан ответ о доступе либо отказе (в последнем случае - с объяснениями причин). Число повторных попыток не регламентируется, но каждая из заявок потребует пятидневного срока рассмотрения.

Успешно пройдя аккредитацию, вы получаете в распоряжение "Личный кабинет", из которого будете вести все дальнейшие действия.

Следующим обязательным шагом является пополнение собственного счета на торговой площадке как гарантия участия в торгах. Сумма фиксированная - для малых предпринимателей обычно это 2 % начальной суммы заказа (его максимума). В остальных случаях речь идет о пяти процентах. Деньги можно получить обратно после разблокировки счета (по окончании торгов).

Подаем заявки

Теперь участник может подавать заявку. К составлению ее нужно подойти крайне ответственно, предварительно тщательно изучив всю документацию аукциона. Первая часть, анонимная, заключается в подтверждении согласия участника поставить нужный товар (услугу) с подробным их описанием. Во второй ее части содержатся подробнейшие сведения об участнике с приложением всех подтверждающих сертификатов и лицензий.

Помимо заявления установленного образца, заявка на участие в тендере должна включать максимально полный объем сметно-расчетных документов, где в табличной форме приведена стоимость материалов или услуг вместе с НДС на момент торгов, подробные расшифровки дополнительных расходов (транспортных, проектно-изыскательских и пр.), а также налогов.

О чем следует помнить

Поданная заявка автоматически приравнивается к согласию соблюдать все условия заказчика. В случае невозможности их выполнения исполнителю следует заявку отозвать. Она не принимается от участника по истечении крайнего срока, установленного организатором торгов. Отказ от участия в тендере (отзыв заявки) возможен лишь до наступления определенной даты. Срок приема может быть продлен тендерной комиссией, о чем претенденты уведомляются.

Когда срок подачи заявок истек, заказчиком рассматриваются их первые части, результаты рассмотрения оформляются в виде протокола, который оператором площадки в установленный срок обязан быть донесен до всех участвующих. Так вы узнаете, допущены до торгов или нет.

Немного о самом процессе

Какие главные моменты нужно знать, планируя участие в тендерах? Пошаговая инструкция гласит, что в самом процессе торгов важнее всего два понятия - шаг аукциона и время, которое осталось до его завершения. Первый показатель является строго фиксированным - это 0,5 % от максимальной начальной цены (так гласит закон). Переход к следующему шагу ведется с интервалом в 10 минут, за которые участник должен принять решение - предложить более низкую цену или нет.

Подавать предложения с ценой, большей или равной предложенной ранее, участникам запрещается. Также под запретом предложения с нулевой ценой. "Заранее" занизить цену более чем на шаг (ниже минимального на данный момент предложения) тоже невозможно.

Завершение торгов

Если предложенная последней ставка оказалась самой низкой (в течение десяти минут более выгодных предложений не поступило), торги на этом завершены. Протокол с итогами в автоматическом режиме формируется практически моментально, каждый участник фигурирует в нем лишь под присвоенным номером.

Кто именно выиграл тендер, станет известно только по завершении аукциона. Заказчик получит вторую часть заявки-победителя, содержащую реквизиты выигравшего конкурс участника. Ему и будет выслан госконтракт, который в определенный срок необходимо заверить электронной подписью.

Что дальше?

Кроме того, должна быть предоставлена сумма денежного обеспечения контракта, составляющая по закону до 30 % первоначальной максимальной цены. Делается это в форме банковской гарантии, или же средства зачисляются заказчику на временный счет.

Эксперты полагают, что, участвуя в тендерах, любая компания получает немаловажные преимущества. И хотя система тендеров в ее нынешнем виде далеко не совершенна, она дает шанс начинающим предпринимателям выйти на крупного заказчика и повысить собственный статус на рынке.

К выбору торгов следует относиться разумно, не стремясь охватить все предложения. В случае неудачи расстраиваться не стоит - ведь вы обрели серьезный деловой опыт.

Что характерно для коммерческих торгов?

В отличие от государственных, коммерческие тендеры устраиваются, согласно нормам ГК РФ, регламент их проведения устанавливается заказчиком самостоятельно. При их проведении применяются те же принципы, на которых основаны и государственные торги. Но конкурсных процедур больше - в виде открытого конкурса с предварительным отбором или без него, закрытого, двух- и многоэтапного конкурса, запроса цен, конкурентных переговоров, закупки у единственного источника и т. п.

Таким образом, коммерческие тендеры в большинстве своем ведутся аналогично государственным. Разница заключается лишь в жесткой регламентации последних со стороны законодательства. Форма частных торгов более свободная, и ориентированы они на документацию самих компаний-заказчиков.

Единого и универсального закона, на котором основана организация участия в тендерах такого типа, не существует по причине огромного разнообразия отдельных сфер бизнеса, у каждого из которых своя специфика.

Строительные тендеры

Если деятельность вашей компании связана с поставкой техники (экскаваторов, кранов, бульдозеров) или оборудования, а также с реализацией земельных участков строительного назначения, вам понадобятся серьезные клиенты.

А это значит, что фирме следует принимать активное участие в соответствующих конкурсах. Наверняка вам хотелось бы заключить долгосрочный контракт с крупным заказчиком. Тогда примите участие в тендерах на строительство. Принцип здесь один тот же: изучаете регламент проведения подходящего аукциона, формируете пакет документов, состоящий из выписки из ЕГРЮЛ, отксерокопированных и заверенных в налоговой учредительных документов (вместе с уставом) и приказа о назначении главного бухгалтера, свидетельства имеющегося опыта работы вместе с копиями финансовых отчетов за последний период, а также копии паспортов всех официальных представителей фирмы-поставщика и свидетельства о пройденной госрегистрации предприятия. На того, кто будет официально представлять интересы фирмы на торгах, должна быть оформлена доверенность на участие в тендере.

Не забудьте, что поданная заявка обязана иметь денежное обеспечение. В случае отсутствия на счетах компании имеющейся суммы она вправе воспользоваться тендерным кредитом.

Каждая компания, закупающая на рынке товары и услуги, старается минимизировать риски выбора некачественного товара/услуги, получить товар/услугу с максимальной выгодой, т.е. наилучшим соотношением цена/качество. Сегодня многие компании, особенно крупные, максимально жестко регламентировали процедуры закупки, формализовав несколько типов тендерных процедур.

Приведем три из них:

запросы офферт;
открытые торги;
электронные торги. Закупка/продажа товаров, работ и услуг посредством проведения торгов онлайн на понижение/повышение.

Хочется обратить внимание на то, что последний тип тендеров, в котором определяющим фактором является исключительно цена, на наш взгляд, применим к стандартизированным товарам, т.е. к товарам, свойства которых предопределены ДСТУ (ГОСТом). И применять процедуру такого тендера, например, к разработке веб-сайтов не очень корректно.

Во-первых, даже при одинаковом исходном брифе все будущие исполнители видят проект по-своему, и вы фактически выбираете тех, чей опыт или видение наиболее вам импонируют.

Во-вторых, хотя вы в конечном итоге покупаете готовый продукт в виде веб-сайта, вы в том числе покупаете и проект/услугу по его разработке и внедрению, что сродни консалтинговому проекту. В этом случает вы, прежде всего, выбираете компанию-поставщика, а не спецификацию и стоимость.

Глядя на множество подходов и процедур, которые изобретают компании, выбирая поставщика услуг по веб-разработке, мы составили определенные рекомендации, как организовать процедуру тендера.

Все программные и дизайнерские решения, которые компания создает для размещения в интернете, являются частью ее общей коммуникации с потребителями, партнерами, инвесторами и другими аудиториями.

Поэтому на этапе выбора подрядчика желательно четко понимать, какая специализация компании-подрядчика нужна вам на данном этапе развития коммуникации в интернете.

Предварительный этап

Выбор типологии компании-подрядчика. Сегодня на рынке представлены:

Медиа- (диджитал-) агентства. Их ключевые компетенции: разработка медиастратегии, построение медиаплана и баинг (размещение) на интернет-площадках;
Диджитал-агентства. Ключевые компетенции: разработка стратегии коммуникации в диджитал-каналах, разработка креативной стратегии и креативных материалов, SMM-стратегии (может выделяться в отдельное подразделение или агентство). На данном этапе развития рынка функцию диджитал-агентств принимают на себя специализированные отделы в креативных или FSAA;
Агентства, которые занимаются поисковым продвижением (SEO);
Агентства мобильного маркетинга;
Digital production (в США более распространен термин web development). Ключевые компетенции: веб-дизайн, UI-дизайн, front- и back-end программирование. Результатами конечной работы являются веб-сайты, приложения для социальных сетей, приложения для iOS- и Android-устройств, интернет-баннеры и др.

Желательно ставить задачи агентствам в соответствии с их специализацией. Допустимо, конечно, ставить задачу в комплексе одному исполнителю. Примеры:

А) Проведение розыгрыша призов для покупателей торговой марки, с активацией промокодов с упаковок. В этом случае задачу по созданию мини-промосайта для проведения такого розыгрыша можно поручить диджитал-агентству.

Б) Проведение медиакампании в интернете. В этом случае разработку баннеров можно доверить интернет-медиаагентству.

В любом случае, при выборе подрядчика и привлечении субподрядчика вам желательно знать всю цепочку, с одной стороны, а с другой — в сложных задачах разделять проект на два этапа и привлекать специализированное агентство.

Если в рамках тендера для решения нескольких задач вы привлекаете агентства/компании разного типа, следует внимательно следить, чтобы критерии, по которым вы оцениваете работу, соответствовали специализации агентства. Например, выбор подрядчика по производству промосайта не привязывался к показателям эффективности кампании в целом.

В том случае, когда вы определили, что для выполнения ваших задач вам необходима именно компания digital production (web development), мы рекомендуем следующую процедуру проведения тендера.

Этап 1. Отбор участников тендера

Задача этого этапа: -выбрать компании, которые вам подходят по двум критериям:

уровень работ, их сложность, качество дизайна соответствуют вашим ожиданиям, требованиям и представлениям о будущем продукте;
уровень цен компании и возможный размер бюджета соответствуют вашим возможностям, бюджету данного года и пр.