От правильно организованной работы офиса и наличия благоприятной обстановки в коллективе зависит производительность труда и прибыль предприятия. Справиться с этим может профессиональный сотрудник, на которого возлагаются многочисленные функции. Труд секретаря тяжелый, ведь в процессе работы постоянно приходится переключаться с одной функции на другую.
Повысить шансы на трудоустройство и получить желанную работу поможет которого мы подробно разберем в этой статье.
Пример резюме секретаря
Отличительная черта этой востребованной профессии – возможное отсутствие профильного образования, поэтому кандидатов на трудоустройство достаточно.
Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами. Во многих компаниях , и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах. Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.
По большому счету, секретарь – это не только полноценный помощник начальника, но и лицо компании. Именно с ним происходит первое общение клиентов, поставщиков продукции и представителей контролирующих органов.
Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом. Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря , образец которого рассматривается в этой статье. При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.
Как правильно описать опыт работы секретаря
Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:
- срок работы в должности;
- обязанности секретаря на прошлой работе;
- достижения секретаря (если имеются);
- название организации.
Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.
Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме , важно вносить в форму только самые ключевые функции. Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится. Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.
Пример одного из опытов работы
На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями. К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно. Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.
При заполнении блока можно упомянуть об опыте организации и ведения переговоров с потенциальными клиентами.
Обязанности секретаря-референта для вашего резюме могут выглядеть следующим образом:
Пример опыта работы секретаря:
09.2017 - н. в.
Организация:
ООО «Спейс-веб»
Должность:
Секретарь-референт
Обязанности:
— Работа с входящей корреспонденцией
— Прием и распределение входящих телефонных звонков
— Организация приема посетителей
— Организация командировок руководителя и сотрудников компании
— Контроль своевременного исполнения приказов руководителя
— Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Достижения (за 2 года):
— Внедрила собственный алгоритм обработки входящей информации. Сократила время работы с документами на 25-30%. Оптимизировала электронный оборот офисной документации. Принимала активное участие в разработке тренинга для офис-менеджеров.
Обратите внимание на очень важный пункт данного раздела, в котором описываются достижения кандидата на вакансию секретаря . Не стоит им пренебрегать, особенно если соискателю есть чем похвастаться. Здесь важно отойти от шаблона и использовать не общие фразы, а сведения о конкретных успехах в работе, и желательно с цифрами.
Резюме специалиста без опыта
Несмотря на то, что опыт в работе секретаря имеет огромное значение, шанс на трудоустройство есть и у соискателей без опыта или с большим перерывом в стаже. В такой ситуации важно проанализировать и указать те, которые хотя бы удаленно связаны с работой секретаря. Если у вас был опыт подобной работы, пусть и без официального оформления, эту информацию также можно внести в анкету.
Увеличит шансы соискателя хорошее образование или такие личные качества, как коммуникабельность и способность быстро принимать решения.
Заполнение блока «Образование»
Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы. При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому. К работе могут быть допущены, как сотрудники, имеющие за плечами «вышку» , так и те, кто получил средне-специальное образование, как в случае с нашим кандидатом.
Пример: базовое образование
Среднее спец.:
Колледж бизнеса и технологий СПбГЭУ
Факультет:
Экономика и бухгалтерский учет
Специальность:
Делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование
Год окончания:
Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.
Как презентовать навыки секретаря
Учитывая большое количество выполняемых функций, ключевые навыки секретаря для резюме должны быть соответствующими. Работодатель уделяет этому разделу анкеты особое внимание, поэтому заполнить его надо внимательно и максимально кратко. Здесь кандидату предоставляется право действовать нешаблонно, так как в этом разделе допускается указание не только умений, необходимых секретарю-референту или секретарю-делопроизводителю, но и упоминание о наличии знаний, не имеющих никакого отношения к будущей работе.
Должность современного секретаря предполагает множество дополнительных обязанностей, для выполнения которых могут потребоваться специфические навыки. Чтобы ваша анкета соответствовала требованиям работодателя, перед заполнением этого блока внимательно ознакомьтесь с должностными обязанностями и на основании полученной информации скорректируйте свои умения.
Помните, что перечисление навыков должно происходить с учетом приоритета.
При заполнении резюме пример секретаря делопроизводителя , на первом месте располагайте ключевые знания, а в самом конце косвенные и дополнительные. Ознакомившись и информацией, работодатель должен правильно оценить ваши компетенции. Ключевые навыки в резюме секретаря могут выглядеть следующим образом:
Что писать в блоке «О себе»
Главной ошибкой многих соискателей является плохое качество заполнения раздела с личной информацией. Первым делом многие пытаются и буквально скопировать . Вы должны понимать, что при заполнении резюме соискателя на должность секретаря важно правильно заполнить абсолютно все разделы, не делая исключений. Говорить о себе много не надо – достаточно рассказать об особенностях характера и чертах, присущих профессиональному секретарю.
Пример раздела «О себе»:
- Высокая работоспособность, готовность работать сверхурочно, умение отстаивать интересы компании. Наличие лидерских качеств, коммуникабельность и способность организовать работу коллектива. Имею опыт работы с различными базами данных. Умею готовить и проводить презентации.
Не стоит говорить о любви к детям, о своих пристрастиях и хобби, так как на этапе изучения анкеты соискателя работодателю это абсолютно не важно. Помните, что за день работодатель может просмотреть массу документов, поэтому на этом этапе важно донести информацию о себе в сжатой форме.
Если директор захочет узнать о ваших пристрастиях и личной жизни, он сам задаст этот вопрос на собеседовании, но, чтобы получить приглашение на него, вы должны создать уникальный документ, который будет выгодно отличаться от конкурентов.
Заполнение контактных данных секретаря-референта
Серьёзной ошибкой при заполнении резюме является неполное заполнение раздела с контактными данными. На ум сразу приходит номер мобильного телефона и адрес электронной почты. Не стоит забывать, что мы живем в век компьютерных технологий и интернета, поэтому стоит вспомнить о наличие аккаунтов в соцсетях – возможно ваш будущий начальник тоже использует для общения одноклассники, группу ВКонтакте или Фейсбук.
Пример заполнения контактов в анкете:
7 812 000-00-01
sekretar@сайт
SekretarMyresume
/sekretar_myresume/
Для достижения главной цели, а на первом этапе трудоустройства это получение приглашения на собеседование, необходимо указать максимально подробно полный список доступных контактов. Долгожданное сообщение с большой долей вероятности может прийти на Skype, ваш Viber или WhatsApp. Однако, указав все эти каналы, не забывайте о том, что их придется регулярно проверять, чтобы не пропустить приглашение на работу.
Заключение
Работая над созданием резюме, помните, что вашей главной задачей является создание уникального документа, который будет максимально соответствовать требованиям вакансии. Поэтому при составлении документа мы рекомендуем еще раз внимательно перечитать условия работодателя и отразить в документе только актуальную информацию.
Мы уже сказали в начале повествования о том, как должен выглядеть секретарь – лицо компании или организации. Внешность в данном случае может сыграть главную роль, ведь не секрет, что многие руководители – обеспеченные мужчины, и они подсознательно хотят видеть рядом с собой опрятную и ухоженную секретаршу. Идеально выглядеть должны и секретари мужчины, в последнее время эта профессия среди представителей сильного пола пользуется большой популярностью.
Много споров идет относительно того, нужно ли к которого мы разобрали в данной статье, прикладывать фотографию.
Работодатели хотят видеть не только сухие фразы, но и визуально представлять, с кем им придется работать. Поэтому если вы хотите увеличить свои шансы на трудоустройство, начните с визуального знакомства посредством фотографии.
Но стоит помнить, что фото должно быть качественным и отвечать нормам делового этикета.
При заполнении резюме помните также о грамматических ошибках, наличие которых может испортить вашу репутацию.
После того как вся информация, внесенная в резюме, будет проверена, вы можете и использовать его для рассылки по электронной почте. Также специалисты рекомендуют брать один экземпляр с собой на собеседование.
Как выглядит образец резюме секретаря
Пример резюме секретаря
Правильный образец резюме секретаря
Подольская Ирина
Желаемая должность: Секретарь
Желаемый уровень дохода: 30 тыс. рублей
Дата рождения: 11.02.1986
Проживание: г. Санкт-Петербург, м. «Московская»
Не готова к командировкам.
Контактная информация:
Телефон: +7 (9хх) ххх-хх-хх
Электронная почта: ispodolskaya@ххх.ru
Ключевые знания и навыки:
- Знание норм и правил оформления различных типов документов;
- Ведение деловой перепиской;
- Владение оргтехникой, мини-АТС;
- Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
- Умение находить общий язык с разными людьми.
Достижения:
- Внедрила систему обработки входящей корреспонденции, что помогло сократить время на взаимодействие с каждым документом в среднем на 30%;
- Оптимизировала электронный документооборот в офисе.
Опыт работы:
11.2013–04.2015 Офис-менеджер
ООО «Бизнес-дизайн», г. Санкт-Петербург
Сфера деятельности компании: создание и продвижение сайтов
- Делопроизводство, электронный документооборот;
- Работа с корреспонденцией и входящими звонками;
- Организация совещаний, оповещение участников;
- Поддержание порядка и бесперебойной работы офиса.
08.2012–08.2013 Секретарь
ООО «Метрополис», г. Санкт-Петербург
Сфера деятельности компании: риэлторские услуги
- Делопроизводство, ведение деловой переписки;
- Прием посетителей, заказ пропусков;
- Работа с корреспонденцией;
- Планирование рабочего дня руководителя;
- Информирование сотрудников о событиях и распоряжениях.
11.2009–05.2012 Секретарь-референт
ООО «Профиль», г. Санкт-Петербург
Сфера деятельности компании: изготовление и установка пластиковых окон
- Получение и отправка корреспонденции;
- Прием и распределение входящих телефонных звонков.
Образование:
2014 Учебный центр «Коннессанс», г. Санкт-Петербург – курс «Офис-менеджер», диплом о повышении квалификации
2009 Санкт-Петербургский университет профсоюзов, г. Санкт-Петербург
Факультет культуры, специальность «Социальная работа», диплом о высшем образовании
Дополнительная информация:
Иностранные языки: английский язык – Intermediate.
Знание ПК: уверенный пользователь (MS Office, СЭД), владение оргтехникой, мини-АТС.
Работа секретаря интересная, разносторонняя и очень ответственная. Этот человек должен выполнять разного рода задания руководителя, организовывать встречу посетителей и гостей, работать с документацией и всегда иметь презентабельный вид. Прежде чем составлять резюме на должность секретаря, изучите следующие важные рекомендации.
Каким должен быть хороший секретарь?
Преимущественно секретарь имеет дело с «бумажной» работой, поэтому он должен быть аккуратным и внимательным. Обязательно должны присутствовать навыки работы с компьютером, основными офисными приложениями и оргтехникой.
Дополнительным преимуществом будет знание иностранного языка, в особенности, если компания-работодатель имеет зарубежных партнеров.
Специализация образования особого значения не имеет. Главное, чтобы его главная суть пересекалась с ведением документов, анализом информации, умением оперативно находить подход к людям.
Среди важных личных качеств секретаря можно отметить:
- общительность;
- приветливость;
- собранность;
- презентабельный вид;
- организованность.
Обязательно приложите к резюме фотографию. Секретарь должен иметь деловую одежду, соответствующий маникюр и аккуратную прическу.
Деятельность секретаря – это широкий круг обязанностей и навыков. Какими именно навыками владеет конкретный соискатель, определяется его опытом. Кто-то значительную часть времени работал в роли помощника руководителя, кто-то принимал посетителей на ресепшене. Кто-то за 10 лет работы сменил 5 позиций, и все они имели разную специфику: одна – с уклоном в делопроизводство, другая – в обязанности переводчика, третья – в работу с документами, и т. д.
Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?
Ответ на эти вопросы универсален – и имеет смысл для любой специализации.
Что именно писать в резюме, на чем акцентировать внимание работодателя, определяется вакансией.
Поясним на примере.
Есть вакансия секретаря на ресепшн в частную медицинскую клинику. Есть претендент с опытом работы секретарем, при этом большая часть стажа – это опыт работы помощником руководителя. Соискатель своими конкурентными преимуществами считает способность эффективно взаимодействовать с руководителем: понимать задачи с полуслова и транслировать их в команду (ставить задачи исполнителям, контролировать исполнение); планировать день руководителя; контролировать документооборот, особенно связанный с сотрудничеством с зарубежными компаниями.
Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.
Может ли наш соискатель – помощник руководителя – претендовать на вакансию секретаря на ресепшн? Конечно, может. Чтобы получить эту работу, важно показать в резюме навыки, необходимые на данной вакансии, а об остальных упомянуть вскользь, без акцента.
Давайте рассмотрим это на примере. Итак, у нас есть вакансия «Секретарь на ресепшн в медклинику» и соискатель с большим опытом работы, в основном – в сфере организации работы руководителя.
———————————————————————————————————————-
Секретарь, помощник руководителя
ФИО: Фомина Анастасия Петровна
Семейное положение: Замужем.
Город проживания: Москва
Мобильный телефон: [телефон]
E-mail:
Цель : Позиция секретаря на ресепшн в команде профессионалов, в малом/среднем бизнесе.
Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.
Знания и навыки :
- ведение документооборота;
- ответы на телефонные звонки;
- общение с клиентами (встреча, консультация об услугах компании, направление клиента к специалистам),
- обеспечение жизнедеятельности офиса,
- обработка корреспонденции;
- оперативное выполнение заданий руководителя;
- организация встреч, совещаний и прием посетителей;
- планирование рабочего дня руководителя,
- основы кадрового делопроизводства.
Комментарий: важные для вакансии навыки размещены в первой половине списка. Остальные – ниже. Таким образом, между навыками специалиста и теми, что требуются, перебрасывается «мостик». Это как сигнал работодателю – «Я вам подхожу!»
Опыт работы :
Помощник руководителя:
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
- прием телефонных звонков,
- консультирование клиентов по услугам компании,
- организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
- организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
- ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
- организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).
2012 – 2013 г.г . Банк «Авангард» (коммерческий банк)
Клиент-менеджер:
- работа с клиентами (поиск, встречи, переговоры, консультации);
- обработка входящих звонков и электронных писем;
- ведение документации;
- проведение презентаций для клиентов,
- заключение контрактов.
Достижения:
Награда «Клиент-менеджер года – 2012», присвоенная банком по результатам привлечения клиентов (в конкурсе участвовали 132 клиент-менеджера из 95-ти отделений банка).
2010 – 2012 г.г . Компания «Кондор ЛТД» (промышленное предприятие, производство изделий из пластика)
Помощник руководителя отдела маркетинга:
- прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
- ответы на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю,
- выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Обратите внимание, что при описании опыта работы в списке функций всегда первыми перечисляются задачи, имеющие непосредственное отношение к вакансии – прием телефонных звонков, встреча посетителей, консультирование клиентов. Таким образом соискатель обращает внимание работодателя, что с задачами он справится – соответствующий опыт есть.
Все, что связано с позициями помощника руководителя, также нашло отражение в резюме, но соответствующий функционал перечислен не в первую очередь.
Образование
2004 – 2009 г.г. МГУКИ (Московский государственный университет культуры и искусств), библиотечно-информационный факультет.
Специальность «Библиотечное дело».
Повышение квалификации
2009 г., Центр компьютерного обучения УНЦ НПФ “Мастак” при МГТУ им. Баумана.
Квалификация: Офис-менеджер
Дополнительные навыки
Уверенный пользователь ПК (Windows; MS Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet).
Иностранные языки: английский в совершенстве, немецкий – разговорный.
Умение пользоваться оргтехникой (принтер‚ ксерокс‚ факс)‚ навыки работы с мини-АТС.
Личные качества:
- способность в рекордно короткие сроки стать частью команды, установление отношений сотрудничества с легкостью,
- эффективная работа в условиях мультизадачности,
- способность сохранять ровный эмоциональный фон в стрессовых условиях.
